학원 필수 비치 서류 체크리스트 — 장부 8종과 보존기간

법 제15조의3은 딱 한 문장입니다.

학원설립·운영자, 교습자 및 개인과외교습자는 학원 등의 운영 및 교습과 관련한 장부 또는 서류를 교육부령으로 정하는 바에 따라 비치·관리하여야 한다.

그 "교육부령"이 시행규칙 제16조이고, 실제 목록은 [별표 2] 에 있습니다. 지도점검에서 가장 먼저 확인하는 항목입니다.

비치 대상 장부 8종 (시행규칙 [별표 2])

여기서 짚어야 할 것

"현금출납부"라는 이름의 서식은 없습니다. 별표 2 제5호는 "수입 및 지출 내역을 확인할 수 있는 장부"입니다. 지정 서식이 따로 없으므로 회계 프로그램 출력물이나 엑셀 장부여도 수입·지출을 확인할 수 있으면 됩니다. 보존기간은 5년입니다.

"출석부"도 법정 비치 서류가 아닙니다. 별표 2에 출석부는 없습니다. 다만 교습비 반환 계산의 근거가 되는 것이 경과 교습시간이므로, 출석부와 교습시간표를 남겨두는 것이 실무상 안전합니다. 조례나 교육청 안내로 별도 요구하는 경우도 있으니 관할 교육지원청 확인을 권합니다.

개인과외교습자는 두 가지만 갖추면 됩니다 — 신고증명서와 영수증 원부. 수강생 대장·직원 명부·수입지출 장부는 대상이 아닙니다.

미비치 과태료

시행령 [별표 5]에 따라 법 제15조의3 위반(장부·서류 미비치·미관리)은

함께 챙겨야 할 게시 의무

장부와 별개로 게시해야 하는 것들이 있습니다. 지도점검에서 장부와 함께 확인됩니다.

교습비등을 거짓으로 표시·게시·고지한 경우는 100만원(1회) → 200만원 → 300만원으로 올라갑니다.

교습비등 영수증 — 서식이 정해져 있습니다

시행규칙 제15조제2항에 따라 영수증은 다음 중 하나여야 합니다.

1. 별지 제24호서식에 따라 작성한 것
2. 신용카드 매출전표·현금영수증 등에 학습자 성명, 교습과목, 교습기간을 모두 작성한 것

즉 카드 전표만 주는 것으로는 부족하고, 학습자 성명·교습과목·교습기간이 기재되어야 합니다.

학부모나 학습자가 요구하면 게시·표시된 교습비등의 내역을 별지 제24호의2서식으로 서면 고지해야 합니다 (법 제15조제3항 후단, 시행규칙 제15조제3항).

영수증 미발급 과태료는 100만원(1회) → 200만원 → 300만원입니다.

지도점검 대비 — 실제로 확인하는 순서

법 제16조제3항에 따라 관계 공무원은 보고를 요구하고 출입·검사할 수 있습니다. 이를 거부·방해·기피하면 과태료 100만원(1회) → 200만원 → 300만원입니다.

점검 시 통상 확인되는 흐름은 이렇습니다.

1. 등록증명서·신고증명서 게시 여부 → 실물 확인
2. 교습비등 게시물과 실제 징수액 대조 → 초과 징수 여부
3. 수강생 대장과 실제 수강생 수 대조 → 정원 초과 여부
4. 영수증 원부와 수입 장부 대조
5. 강사 게시표와 교육청 등록 강사명단 대조 → 미등록 강사 여부
6. 보험 가입증서 유효기간 확인

가장 흔한 지적은 강사 게시표가 최신이 아닌 경우와 보험 갱신 누락입니다. 사람이 바뀔 때마다 갱신하는 습관이 필요합니다.

비치 체크리스트

학원

• 원칙 (준영구)
• 학원설립·운영등록증명서 (준영구, 게시)
• 수입 및 지출 장부 (5년)
• 교습비등 영수증 원부 — 별지 제24호 (5년)
• 수강생 대장 — 별지 제25호 (3년)
• 직원 명부 — 별지 제26호 (계속)
• 학원강사 게시표 — 별지 제15호 (게시)
• 교습비등·반환 사항 게시물
• 배상책임보험 가입증서

교습소

• 교습소설립·운영신고증명서 (준영구, 게시)
• 수입 및 지출 장부 (5년)
• 교습비등 영수증 원부 (5년)
• 수강생 대장 (3년)
• 직원 명부 (계속)
• 교습비등·반환 사항 게시물

개인과외교습자

• 개인과외교습자 신고증명서 (준영구, 게시 또는 제시)
• 교습비등 영수증 원부 (5년)
• 주거지 교습이면 외부 표지